企業の広報担当者にとって、もっとも頭を悩ませる課題の一つが「社内調整」ではないでしょうか。なぜなら、会社案内やPR媒体、社内報などの制作における広報の仕事は、他部署からの情報提供や協力がなければ成り立たないからです。
しかし、「現場が忙しくて取材に応じてくれない」「営業部門から『広報は予算を使うばかりで気楽なものだ』と冷ややかな目を向けられる」「他部署への協力依頼に数週間もかかってしまう」などなど。さまざまな悩みを抱えつつ、孤独な戦いに疲弊している担当者も少なくないでしょう。
一方で、社内を巧みに巻き込み、周囲から「次もぜひ協力したい」と言わせるほどの高い評価を得ている広報担当者が存在するのも事実です。では、その両者に一体どんな違いがあるのでしょうか。ポイントとなるのは「社内のリレーションシップ」です。彼ら彼女らは、単に事務作業をこなすのではなく、ある種の“営業的な視点”を持って社内のリレーションシップ構築に立ち回っているのです。
そこで今回は、なかなか協力してもらえない社内の現場を「協力する気」にさせる敏腕広報担当者のマル秘テクニックをいくつか紹介。さらに、結果として社員の士気や会社のブランドを高めるための、戦略的な方法についても解説します。
「ギブ」から始める社内リレーションの構築
例えば、社内報などのために取材対応をお願いする場合、現場（メーカーの生産部門など）はそのお願いをどのように受け止めているでしょうか。もちろん、前向きに協力してくれる現場もありますが、得てして「本来の業務を止める邪魔なもの」と映りがちです。
このようなケースを想定し、ある優秀な広報担当者が実践しているのは、やや泥臭さもある「徹底したコミュニケーション」です。今の時代には古臭く聞こえるかもしれませんが、日ごろから現場に足を運び、顔を合わせ、時には飲みニケーションも駆使する。さらには、取材などで工事部門へうかがった際にはちょっとした手土産を持参して現場を労う、など。こうした「人と人との繋がり」を大切にする姿勢は、製造業・建設業などのブルーワーカー的な企業の現場において、今なお絶大な効果を発揮します。
さらにある広報担当者は、本社にいる時でも頻繁に席を立ち、すれ違う社員や他部署のメンバーに声をかけているそうです。役職に関わらず、日常的に接点を持っておくことで、「いざという時に頼みごとができる関係性」を貯金しているわけです。
もちろん、これは社風もあるでしょうし、リモートワークやフリーアドレス主体のIT業界などでは難しい手法かもしれません。ただ、いずれにしても社内各所とのコミュニケーションを欠かさず、円滑な関係性を構築しておくことは広報にとって何より重要です。これはつまり、「何かをしてもらう（テイク）」前にまずは相手を敬い、自ら「何かをしてあげる（ギブ）」ことで良好な関係を築いておくということ。これこそが、非協力的な“壁”を崩す第一歩となるのです。
広報を「コストセンター」から「利益の貢献者」へ
また取材をお願いする以前の段階として、そもそも事業部門から「広報は金を使うだけの部署だ」というやっかみを受けているケースもあるでしょう。これではなかなか協力を得られないのも当然ですが、ここで改めて注目すべきなのは、広報活動が「事業利益にどう直結しているか」が現場に見えていないということ。そしてここでも重要となるのが“営業的な視点”です。
例えば優秀な広報は、事業部に対してコンサルタントのように「今、何を売りたいのか」や「何に困っているのか」などをヒアリングし、広報・宣伝の手法を使えば「この事業をもっと世の中に認知させ、売上に貢献できます」という“戦略的なプランニング”を逆提案しているようです。
これはつまり、単に現状や悩みに関する情報を吸い上げるだけでなく、広報の力を使って「あなたの部署の成果を最大化しますよ」というシナリオを提示するということを意味します。これにより、事業部に「我々（＝広報担当）も同じ船に乗る同士である」という姿勢を見せれば、良好な関係性に変えていくことも可能になるわけです。そうすれば、取材をお願いする際の現場の態度も「拒否感」から「義務」へ、さらには「期待」へと変わっていくことでしょう。
「プロの力」を借りて、協力者に「最高のご褒美」を提示する
こうした努力を経て現場からの前向きな協力を得た暁には、いよいよパンフレットやPR動画などの制作となります。ここからが、まさに広報担当者の“腕の見せ所”といえるでしょう。
ただ、ここで「予算がないから」と例えばスマホで適当に撮影し、内製でコンテンツ作りを済ませてしまうのは得策ではありません。なぜなら、実はそれが大きな「機会損失」になってしまう可能性もあるからです。そこで、その解決策としてお勧めするのが「外部の制作者の手を借りる」ということ。プロのフォトグラファーやライター、映像クリエイターを起用することには、単なる“見た目の向上”以上の「戦略的メリット」があるからです。
メリットとしてまず挙げられるのは、取材対象者の「モード」を変える効果です。例えば、外部のプロカメラマンがきちんと照明をセッティングし、本格的な機材を使って撮影するだけでも、現場の空気は一気に変わって引き締まります。こういった空気感を目の当たりにすると、その場にいる人たちは「自分たちの仕事は、これほど大掛かりに記録される価値があるものなんだ」と実感し、仕事に対する誇りも改めて呼び起こされることでしょう。
次に、出来上がったアウトプットを「家族や同僚に自慢できる」という効用も見逃せません。プロのカメラマンが撮影するイキイキとした写真やプロのライターが構成する理路整然としたインタビュー記事など、完成度の高い成果物を見た社員は「俺がこんなにかっこよく映ってる！」「言いたかったことを完璧に言語化してくれた」と感動し、きっと家族や同僚にも自慢したくなるはずです。そうなれば、その広報活動は「100点満点の成功」と言えるでしょう。さらに、「あの取材を受けて良かった」という評判が社内に広まれば、「次は俺も出たい」という志願者が現れる好循環も生まれ、社内がポジティブに活性化するはずです。
そのほか、社内にはない「外部からの俯瞰的な視点による言語化・映像化」という要素も何気に重要です。例えば、社内の人間同士では「言わなくてもわかる」とスルーされがちな強みや他社との違いなども、外部のプロは読み手の視点できちんと深掘りします。これにより、本人たちも気づかなかった自社の価値が明文化され、社内評価の向上にも直結するのです。
最後に、意外と見落としがちな広報担当者のポイントも1つ挙げておきましょう。それは、経営層と現場をつなぐ「ハブ役」としての評価です。そもそも、広報担当者は一般社員に比べて「経営層と接する機会が多い」という特権的な立場にあります。ただ、この立場を最大限に活かせている人がどれだけいるでしょうか。現場の頑張りを経営者に届け、逆に経営の意図を現場に噛み砕いて伝える。この「社内をつなぐ役割」こそが、じつは広報の真髄でもあるのです。
人事部門と同等か、あるいはそれ以上に「どの部署にどんなキーマンがいるか」を把握し、外部メディアからの急な取材依頼にも「この件なら、あの人をアサインするのがベストです」と即答できる。そういった立ち回りができるようになれば、経営層からも現場からも「なくてはならない存在」として高く評価されることでしょう。
外部のパートナーを「右腕」にし、広報の価値を最大化する
広報の仕事は多岐にわたり、少人数のチームで全てを完結させるのは困難です。
しかし、ここまで述べてきたような広報担当者は「社内のリレーション構築」や「戦略的なプランニング」に注力し、コンテンツ等の実制作においては「信頼できるプロの制作会社」を右腕として活用する。これこそが、最短ルートで高い成果を出し、社内での評価を上げる方法です。
質の高いパンフレットや動画は、社外PRの武器になるだけでなく、社内の結束を高める「インナーブランディング」の核にもなり得ます。プロの力を借りて作られた「最高の一枚」「最高の一言」は、非協力的だった現場の意識を劇的に変える力を持っているのですから、それを活用しない手はありません。ただ、そのためには各部署との良好な関係づくりが欠かせないでしょう。
広報担当者の皆様。まずは席を立ち、他部署に足を運んで雑談から始めてみませんか？
貴社の魅力を最大限に引き出す制作プランをご提案します。
まずは情報収集からという方も、お気軽にお問い合わせください。
【当社サービスについてはこちらをクリック】
